Ghi chú cuộc họp Discord: mẫu và ví dụ

Ghi chú cuộc họp cần có gì

Với cuộc họp cập nhật ngắn hoặc lên kế hoạch, hãy bắt đầu bằng bốn mục sau:

1. Quyết định: đã thống nhất điều gì và vì sao.
2. Nhiệm vụ: cần làm gì, ai làm và khi nào xong, nếu đã thống nhất thời hạn.
3. Câu hỏi chưa giải quyết: còn điều gì chưa quyết định và ai sẽ tìm thông tin còn thiếu.
4. Bối cảnh: ngày họp, người tham gia và liên kết đến ghi chú hoặc bản chép lời gốc, nếu có.

“Đã thảo luận về quy trình làm quen của người dùng mới” là chủ đề. “Sẽ thử quy trình ngắn hơn với năm người dùng” là quyết định. “Alex sẽ gửi kế hoạch kiểm thử chậm nhất vào thứ Năm” là nhiệm vụ.

Mẫu ghi chú cuộc họp Discord để dùng lại

Sao chép mẫu vào bài đăng diễn đàn Discord hoặc tài liệu của nhóm. Xóa các trường không cần thiết. Nếu chưa thống nhất người phụ trách hoặc thời hạn, hãy ghi “chưa phân công” hoặc “chưa thống nhất” thay vì tự đoán.

Trường “Tiêu chí hoàn thành” giúp làm rõ các nhiệm vụ còn mơ hồ. Nó mô tả kết quả cần có, chẳng hạn “đăng các bước tái hiện lỗi và đề xuất cách sửa”. Hãy thống nhất kết quả này với người thực hiện trước khi ghi vào ghi chú.

Ví dụ: ghi chú cuộc họp lên kế hoạch phát hành

Trong cuộc gọi giả định này, nhóm thống nhất hoãn phát hành và phân công công việc tiếp theo. Ghi chú bên dưới chỉ dùng những chi tiết có trong cuộc trao đổi.

Nếu Alex chỉ nói “tôi sẽ xem xét”, ghi chú nên là “Tìm hiểu lỗi trong quy trình làm quen của người dùng mới; chưa thống nhất thời hạn”. Mẫu chi tiết không phải lý do để tự thêm hạn chót hoặc công việc.

Xác nhận ghi chú trước khi kết thúc cuộc gọi

Trước khi mọi người rời kênh thoại, hãy đọc lại các quyết định và nhiệm vụ. Người tham gia có thể sửa chỗ hiểu nhầm khi vẫn còn trong cuộc gọi.

• Nhờ từng người xác nhận nhiệm vụ và thời hạn của mình.
• Kiểm tra cách hiểu ngày tháng giữa các múi giờ. Dùng ngày cụ thể nếu từ “ngày mai” có thể gây nhầm lẫn.
• Nếu ai đó chưa thể tiếp tục công việc, ghi rõ họ cần gì và ai có thể giúp.
• Đánh dấu các quyết định còn bỏ ngỏ là “chưa quyết định” và ghi rõ nhóm còn cần thống nhất điều gì.

Lưu ghi chú trong diễn đàn hoặc kênh riêng và chia sẻ liên kết trong kênh trò chuyện của dự án. Đặt tên cùng ngày họp trong tiêu đề bài đăng để dễ tìm lại.

Dùng Vyach để ghi chú và tạo nhiệm vụ

Vyach vào kênh thoại Discord, ghi âm những người đã đồng ý và chuyển âm thanh thành văn bản. Sau khi bạn kết thúc cuộc họp, bot đăng bản tóm tắt gồm quyết định, nhiệm vụ, trở ngại, câu hỏi chưa giải quyết và bước tiếp theo. Xem các lệnh thiết lập trong hướng dẫn chuyển cuộc gọi Discord thành văn bản.

Community và Pro có mẫu tóm tắt tùy chỉnh. Đặt tên các mục theo cách ghi chú của nhóm và yêu cầu Vyach ghi rõ khi chưa có người phụ trách hoặc thời hạn.

Trên Pro, Vyach có thể tạo một bài đăng riêng trong diễn đàn nhiệm vụ cho mỗi việc cần làm, kèm người phụ trách, thời hạn và mức ưu tiên nếu có. Tạo diễn đàn nhiệm vụ trong Discord, chọn bằng /settings channels, rồi bật tạo nhiệm vụ bằng /settings tasks. Thiết lập ban đầu không tự tạo diễn đàn này.

Xem giới hạn các gói và hướng dẫn thiết lập nhiệm vụ để biết chi tiết.

Xem lại nhiệm vụ chưa xong ở cuộc họp tiếp theo

Mở ghi chú cuộc họp trước khi thêm chủ đề mới. Kiểm tra xem nhiệm vụ nào đã xong, đang bị vướng hoặc không còn cần thiết. Nếu nhóm đổi quyết định, hãy ghi lại quyết định mới và lý do thay đổi.

Nếu cần kiểm tra một cuộc trao đổi trước đó, hãy hỏi Vyach trong Discord. Ví dụ: @Vyach #backend vì sao chúng ta hoãn phát hành? Mở cuộc họp được dẫn chiếu để kiểm tra ngữ cảnh. Câu trả lời phụ thuộc vào dữ liệu còn lưu và hạn mức câu hỏi của gói.