1. Chọn cách chuyển lời nói thành văn bản
Bạn có thể chuyển cuộc gọi Discord thành văn bản bằng bot trong kênh thoại hoặc ứng dụng thu âm thanh cuộc gọi trên máy tính. Nếu đã có bản ghi âm, bạn có thể dùng công cụ chuyển giọng nói thành văn bản hỗ trợ tải tệp âm thanh lên. Lựa chọn phù hợp tùy vào nội dung bạn muốn lưu:
- Cho cuộc họp nhóm: dùng bot Discord như Vyach để chuyển cuộc trò chuyện thành văn bản và đăng bản tóm tắt lên máy chủ. Sau đó, bạn có thể hỏi bot về các cuộc họp đã lưu.
- Cho ghi chú cá nhân trên nhiều ứng dụng: ứng dụng ghi chú trên máy tính có thể phù hợp nếu hỗ trợ cả âm thanh hệ thống lẫn micro. Hãy kiểm tra cả hai trước cuộc gọi để tránh chỉ thu được giọng của mình.
- Cho podcast hoặc bản ghi cần biên tập: chọn công cụ ghi âm có các định dạng xuất bạn cần. Bạn có thể chuyển tệp thành văn bản sau.
Các bước bên dưới dành cho Vyach. Nếu đang chọn giữa bot Discord và ứng dụng ghi chú trên máy tính, hãy xem bài so sánh với Fireflies và Granola để biết điểm khác nhau về thiết lập và chia sẻ kết quả.
2. Thiết lập Vyach để chuyển cuộc gọi Discord thành văn bản
Bắt đầu bằng một cuộc gọi thử ngắn để kiểm tra quyền của bot và nơi bản tóm tắt xuất hiện.
- Thêm Vyach vào máy chủ. Chọn Thêm vào Discord và cấp các quyền được yêu cầu. Bot cần truy cập kênh thoại và kênh đăng bản tóm tắt.
- Chạy
/settings setup. Vyach tìm kênh tóm tắt đã được cấu hình và tạo diễn đàn nếu không tìm thấy. Để chọn kênh văn bản hoặc diễn đàn có sẵn, dùng/settings channels. - Vào kênh thoại rồi chạy
/meeting start. Bạn có thể thêm tiêu đề và thẻ. Dùng tiêu đề cụ thể như “Lên kế hoạch phát hành backend” để dễ nhận ra cuộc họp khi xem lại. - Kiểm tra sự đồng ý của người tham gia. Vyach xin phép ghi âm giọng nói của từng người. Người chưa đồng ý sẽ không được ghi âm. Lựa chọn đã lưu cũng áp dụng cho các cuộc họp sau trên máy chủ đó.
- Kết thúc bằng
/meeting end. Vyach dừng ghi âm, hoàn tất phần chuyển thành văn bản còn đang chờ và tạo bản tóm tắt. Sau khi xử lý xong, bot đăng bản tóm tắt vào diễn đàn hoặc kênh văn bản đã chọn.
Bài đăng trên Discord chứa bản tóm tắt. Vyach dùng bản chép lời để tạo ghi chú và trả lời câu hỏi về các cuộc họp đã lưu.
Hướng dẫn bắt đầu có đầy đủ các bước thiết lập, cài đặt và quyền cần cấp. Hạn mức ghi âm và câu hỏi tùy thuộc vào gói của máy chủ.
3. Kiểm tra sự đồng ý ghi âm và quyền truy cập kênh
Trước cuộc gọi, hãy cho người tham gia biết Vyach sẽ ghi âm giọng nói và đăng bản tóm tắt. Nói rõ bản tóm tắt sẽ xuất hiện ở kênh nào và ai có thể đọc.
Mỗi người có thể xem hoặc thay đổi lựa chọn ghi âm bằng /privacy consent. Từ chối không làm họ bị tắt micro hay ngắt kết nối. Nếu bot không gửi được yêu cầu đồng ý, người đó sẽ không được ghi âm cho đến khi tự đồng ý bằng lệnh.
Kiểm tra quyền của kênh nhận bản tóm tắt và mục cài đặt quyền truy cập trên máy chủ để biết ai được hỏi về các cuộc họp đã lưu. Quyền đọc kênh tóm tắt và quyền hỏi bot là hai quyền riêng biệt. Hướng dẫn về sự đồng ý và chính sách quyền riêng tư giải thích các tùy chọn của Vyach và cách xử lý dữ liệu.
4. Chuẩn bị âm thanh để nhận dạng dễ hơn
Kiểm tra micro và giảm tiếng ồn nền trước khi ghi âm. Nếu hai người tham gia từ cùng một phòng, hãy bảo đảm âm thanh từ loa của người này không lọt vào micro của người kia.
- Dùng tai nghe nếu micro thu cả âm thanh từ loa.
- Tránh nói chồng lên nhau khi xác nhận tên, con số hoặc thời hạn.
- Phát âm rõ các thuật ngữ chuyên môn. Nếu tên dự án có cách viết lạ, hãy ghi thêm vào kênh văn bản của cuộc họp để mọi người đối chiếu khi đọc bản tóm tắt.
- Nhắc lại quyết định trước khi chuyển chủ đề: “Chúng ta chọn phương án B. Sam sẽ chuẩn bị kế hoạch chuyển đổi. Cả nhóm sẽ xem lại vào thứ Sáu.”
Kiểm tra tên, số tiền và ngày tháng trong ghi chú hoàn chỉnh. Nhận dạng giọng nói có thể sai ở những chi tiết này dù phần còn lại đọc có vẻ đúng.
5. Đọc lại bản tóm tắt và đặt câu hỏi bổ sung
Đọc bản tóm tắt sau cuộc gọi. Kiểm tra quyết định có đúng với điều đã thống nhất và nhiệm vụ có được giao đúng người không. Nếu có lỗi, hãy đăng đính chính trong luồng của bản tóm tắt để nhóm cùng thấy.
Dùng các thẻ nhất quán cho những cuộc trao đổi định kỳ, chẳng hạn #backend hoặc #community. Sau này, bạn có thể nhắc đến Vyach trong kênh và hỏi một câu cụ thể:
Câu trả lời có dẫn chiếu đến cuộc họp để bạn kiểm tra nguồn. Vyach chỉ dùng dữ liệu cuộc họp mà máy chủ vẫn còn lưu, và mỗi gói có hạn mức câu hỏi hằng tháng.
Để ghi chú theo một định dạng thống nhất, hãy sao chép mẫu ghi chú và nhiệm vụ của chúng tôi. Bạn có thể tự điền hoặc dùng mẫu để kiểm tra bản tóm tắt do AI tạo.
Nếu thiếu nội dung, hãy kiểm tra các mục sau
- Bot không vào được cuộc gọi: kiểm tra quyền truy cập kênh thoại của bot và bảo đảm bạn đã vào kênh trước khi bắt đầu cuộc họp.
- Thiếu lời nói của một người: kiểm tra lựa chọn đồng ý ghi âm đã lưu và xem họ có tham gia sau phần thảo luận đó không.
- Không thấy bản tóm tắt: xem thông báo xử lý của bot. Nếu có báo lỗi, hãy kiểm tra lỗi đó trước. Nếu không, xem kênh tóm tắt bằng
/settings showvà bảo đảm bot có quyền đăng bài ở đó. - Câu trả lời sau này thiếu ngữ cảnh: kiểm tra thẻ cuộc họp, lịch sử còn lưu và hạn mức câu hỏi còn lại.